Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) für den Mittelstand: Revisionssicher und Digital
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zentralisiert die Erfassung, Bearbeitung, Workflows und revisionssichere Archivierung aller Unternehmensdokumente. Es ersetzt papierbasierte Akten und unstrukturierte Ordnerstrukturen durch automatisierte, GoBD- und DSGVO-konforme Prozesse.
Alle Dokumente im Griff. Alle Prozesse im Fluss.
Effiziente Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) für Unternehmen – digital, rechtskonform, individuell skalierbar. Steigern Sie die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse mit einem professionellen Dokumentenmanagement-System für Ihr Unternehmen. Unsere DMS-Lösungen ermöglichen eine digitale Archivierung, strukturierte Dokumentenablage und -verteilung sowie eine nach DSVGO rechtskonforme und revisionssichere Verwaltung Ihrer Dokumente und E-Mails. Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, Kanzleien und Behörden. Setzen Sie auf digitale Workflows, ortsunabhängigen Zugriff und individuelle Anpassung an Ihre IT-Infrastruktur.
Sechs Kernfunktionen für Ihr digitales Büro:
1) Automatisierte Erfassung & OCR
Scans, PDFs und E-Mails werden automatisch klassifiziert. Intelligente KI-OCR liest Rechnungsbeträge, Datum und Kreditor fehlerfrei aus.
2) GoBD-Archivierung
Unveränderbare, protokollierte Speicherung gemäß Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO). Inklusive konfigurierbarer automatischer Löschkonzepte nach DSGVO.
3) Workflow-Automatisierung
Digitale Freigabepfade für Rechnungen, Urlaubsanträge und Verträge. Automatische Benachrichtigungen und Vertretungsregeln.
4) Intelligente Volltextsuche
Finden Sie jedes Dokument in Sekunden – egal ob gescanntes Papier oder PDF. Suche nach Schlagworten, Indexdaten oder Volltext.
5) Granulares Rechtesystem
Schützen Sie vertrauliche Personal- und Finanzakten. Rollenbasierte Zugriffskontrollen gewährleisten höchsten Datenschutz.
6) Nahtlose ERP-Anbindung
Direkte Integration in DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, Sage und Branchensoftware. Kein manuelles Abtippen mehr nötig.
Vorteile eines DMS in Zahlen:
Papierarchiv digitalisieren: Unser Scan- und Migrationsservice
Wir unterstützen Sie bei der Überführung historischer Papierakten in Ihr neues DMS. Von der bedarfsgerechten Abholung und Aufbereitung, der hochvolumigen Erfassung bis zur strukturierten Datenübergabe – alles aus einer Hand.
Bedarfsorientiert: Individuelle Erfassungskonzepte für Ihr Format und Datenvolumen.
Effizient: Schneller Zugriff auf Ihre Akten bei maximaler Rechtssicherheit.
Nahtlos: Saubere Aufbereitung der Daten für die unmittelbare Übernahme in Ihr DMS.
Häufige Fragen zu DMS-Lösungen (FAQ)
Wie unterscheidet sich ein DMS von Cloud-Speichern und ECM?
Während reine Cloud-Speicher (z. B. OneDrive, Dropbox) lediglich die Ablage von Dateien ermöglichen, steuert ein DMS die revisionssichere Archivierung, Versionierung und automatisierte Workflows. Ein ECM (Enterprise Content Management) geht noch einen Schritt weiter und bindet auch unstrukturierte Web-Inhalte sowie übergeordnete Unternehmensprozesse ein.
Welches Budget sollte für ein DMS eingeplant werden?
Die Gesamtkosten setzen sich aus den laufenden Lizenzgebühren (Cloud-Abomodell pro Nutzer oder On-Premise-Lizenzen) sowie einmaligen Aufwänden für Einrichtung, Anbindung an ERP/CRM und Schulung zusammen. Für kleine und mittlere Unternehmen beginnen skalierbare Pakete meist im dreistelligen Bereich pro Monat.
Wie unterstützt ein DMS die E-Rechnungspflicht und GoBD-Compliance?
Ein GoBD-konformes DMS verarbeitet strukturierte E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD) automatisch, protokolliert jeden Bearbeitungsschritt unveränderbar und stellt sicher, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen ohne manuellen Zusatzaufwand eingehalten werden.
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